Im Februar 2017 habe ich angefangen ein Orga-Tool zu entwickeln. Eine Problematik war zum einen eine mangelhafte Mitgliederverwaltung. Bisher wurden die Mitglieder in einer Excel-Liste in einer Dropbox verwaltet. Diese Liste wurde aber eher selten gepflegt und war auch nicht hinreichend zugänglich, geschweige denn aktuell, so z.B. Mitglieder umgezogen sind. Eine Vision war daher einen zentralen Ort in einer Webanwendung zu schaffen, in dem alle Mitglieder verwaltet werden und diese gleichzeitig die Möglichkeit haben ihre Daten selbst zu verwalten. Auch die Zahlung des Mitgliedsbeitrags wurde dort nur kurz in der Excel-Tabelle vermerkt.
Das nächste Problem war, dass wiedermal diverse Leute ihr Passwort für das Bandvoting vergessen hatten oder sich erst gar nicht registriert hatten. Daher war die Vision auch, dass die Leute mit ihrer Anmeldung im Orga-Tool auch direkt einen Sommerfest-Account bekommen, mit dem sie sich in allen Tools anmelden können. Geplant ist dafür irgendwann mal ein LDAP-Server bereitzustellen, gegen den die Anwendungen dann validieren können.
Ein dritter Aspekt war die Mitglieder einfacher zu erreichen. Bisher wurde die Rundmail-Funktion im Forum genutzt, um allen Mitgliedern dort eine E-Mail zu schicken. Das war aber nicht optimal, weil dazu die Sendenden immer Zugriff auf die Adminstration haben mussten. Als Vision war auch eine Art “Weekly Digest” angedacht, welcher einmal wöchentlich über die letzten Aktivitäten informiert und eine Übersicht der nächsten Termine gibt. Dieser sollte dann aber auch automatisch generiert werden. Wozu haben wir schließlich Computer?
Das Sommerfest ist zudem in verschiedenen Ressorts organisiert. Um einen Überblick zu bekommen, wer was macht, sollte das Orga-Tool auch diese Ressortstruktur abbilden und sichtbar machen, welche Mitglieder in den einzelnen Ressorts sind.
Leider ist das Orga-Tool bis heute nicht fertig, die Priorität für das Tool war leide eher niedrig. Die Visionen sind aber weiterhin erhalten. Ein paar Aspekte sind davon umgesetzt, so gibt es die Mitglieder, die Ressorts und zusätzlich auch Termine. Die Termine werden sogar mittels CalDav ausgeliefert, sodass man sie abonnieren kann und einfach alle Sommerfest-Termine in seinen Kalender bekommt1. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit für jeden Termin ein Protokoll in Markdown zu tippen und dort zu hinterlegen. Soweit so gut, leider fehlen immer noch diverse Funktionalitäten und das Tool ist bis heute eher ‘ne alpha als ‘ne beta. Cool an der Sache ist auch die Integration in Slack, wobei Integration momentan noch recht hoch gegriffen ist. Tatsächlich postet das Tool “nur” bei jedem neuen Termin diesen auch automatisch in Slack. Ist nicht mehr als ‘n Webhook, aber trotzdem cool…
Um es mal niederzuschreiben nachfolgend noch die weiteren Visionen für das Orga-Tool:
Die Mitgliederverwaltung endlich vollständig, mit allen Funktionalitäten, die ich mir oben so ausgedacht hatte. Auch z.B. die Möglichkeit einfach online mittels Klick seine Kündigung einzureichen und somit seinen Account einfach zum Jahresende auslaufen zu lassen. Es sollte so easy sein, dass auch die Mitglieder selbst somit die Liste der Aktiven pflegen. Wer raus ist, ist dann raus. Gleichzeitg soll der Beitritt auch möglichst einfach sein. Im besten Fall können wir das auch alles in einem großen Formular erledigen, an dessen Ende man dann ein PDF generiert bekommt, das ausdruckt und unterschreibt und dann schon Mitglied ist. Der Mitgliedsbeitrag soll sich dann einfach per PayPal bezahlen lassen und wenn man die Transaktion abgeschlossen hat, wird der Betrag automatisch auch als bezahlt verbucht.
Was zum nächsten großen Punkt führt: Die Finanzverwaltung. Auch das ist momentan ein großes Excel-Sheet mit ein klein bisschen Logik. Besonders schön finde ich das aber nicht. Aus mehreren Gründen. Oder Visionen, wie es eigentlich laufen sollte. Dazu hole ich mal ein bisschen aus. Jedes Ressort sollte einen gewissen finanziellen Rahmen haben (Budget) in dem es ohne weitere Zustimmung seine Einkäufe tätigen kann, zumindest für Artikel kleiner einem bestimmten Wert von n €. Diese Budget gibt es momentan nicht in dieser Excel-Tabelle. Dafür gibt es noch eine Extra-Tabelle, zumindest endlich in diesem Jahr mal. Aber wie cool wäre es, wenn jedes Ressort direkt sehen würde, wie viel Budget es noch hat? Und wie viel Geld es schon ausgegeben hat? Auch insgesamt für die Transparenz im Team wäre es gut.
Das erfordert dann aber auch, dass alle Buchungen im Tool verbucht werden. Momentan passiert das in der Excel-Tabelle, somit ist der Aufwand etwas höher, wenn man mehrere Rechnungen hat. Aber hier soll die Webapp einen Vorteil ausspielen, indem sie den Finanzer entlastet und zwar dadurch, dass die Staffler ihre Rechnungen direkt selbst eintragen und hochladen können. Der Finanzer prüft anschließend nur noch die Rechnung und checkt die Eintragung nochmal gegen. Würde ein paar Sachen auch vereinfachen. Genauso das Auffinden von Rechnungen und der Rechnungsdokumente. Die haben nun recht kryptische Dateinamen nach dem Muster [#ressort Ressort]/[#ressort]_[#lfdNummer].pdf bekommen. Der Dateiname steht mit in der Excel-Tabelle. Somit kann man über die Buchung dann die Rechnung finden, aber das ist auch eher umständlich, sich dann noch durch Ordner zu klicken und die richtige Datei zu suchen anstatt einfach direkt auf einen Button “Rechnung” zu klicken und das PDF angezeigt zu bekommen.
Zusätzlich ist momentan die Abrechnung von Auslagen ein größeres Thema. Einige Leute im Team2 sammeln so einiges an Auslagen an, die dann irgendwann abgerechnet werden müssen. Dabei kann aber auch schon mal was unter den Tisch fallen, dann wird mal ne Rechnung vergessen. Auch das sollte das Orga-Tool abnehmen, indem es auch einen Bezahlt-Status kennt, also wer die Rechnung beglichen hat und automatisch alles aufaddiert, was der Nutzer momentan an Auslagen hat. Auch Vorschüsse für Ausgaben, wenn es also vorab Geld gibt, können dort auch einfach verbucht werden und alles wird transparenter und nachvollziehbarer. Wenn man dann noch einen Änderungslog mit integriert, dann macht das Sachen noch einfacher. Insgesamt soll das auch mehr Statistiken bringen. Wie oben schon angesprochen, die Transparenz der einzelnen Ressorts - das soll sich später auch allgemein für die Finanzen finden. Zum Beispiel auch die Entwicklung der Ausgaben über mehrere Jahre … solche Sachen. Zudem soll für jede Buchung auch abgefragt werden, ob es sich um eine einmalige Ausgabe (z.B. Anschaffung) handelt oder eine jährliche Ausgabe. So wird auch eine erste grobe Budgetschätzung einfach mit einem simplen Query möglich.
Beim Thema Anschaffungen kommen wir dann auch zu einer anderen Sache, die momentan in keiner vernünftigen Variante existiert: ein Inventarmanagement. Das Sommerfest besitzt einiges an Material, aber das ist nicht inventarisiert. Wir haben keinen vernünftigen Überblick, was wir eigentlich alles haben. Vor allem bei größeren/kostenintensiveren Gegenständen wäre das schon interessant, hier auch eine Inventarisierung vorzunehmen. Weiterführend dann auch für den Verleih von Artikeln.
Nächster großer Punkt ist eine ToDo-Liste (Issue-Tracking). Es gibt eine Vielzahl an Aufgaben, die sich jedes Jahr wiederholen und leider passiert es doch immer wieder, dass einige Sachen vergessen werden und dann in letzter Sekunde noch erledigt werden. Hierzu soll ein Issue-Tracking Abhilfe schaffen, in dem alle Aktivitäten aus allen Ressorts verwaltet werden, samt Deadlines und Verantwortlichen. Sodass ein Blick in die Liste einen Aufschluss gibt, was momentan ansteht. Auch hier wieder ein “einmalig/jährlich”-Flag, um direkt einen Überblick über alle notwendigen Aufgaben zu bekommen. Das ganze sollte dann auch als Kanban-Board dargestellt werden.
Das ganze System soll auch unterschiedliche Berechtigungen abbilden. Dafür ist vor allem später das LDAP gedacht, wobei natürlich im Orga-Tool dann diese Berechtigungen auch umgesetzt werden müssen. Dabei ist auch angedacht allen Mitgliedern eines Ressorts direkt Zugriff auf das E-Mail-Postfach des Ressorts zu geben, also effektiv der Login durch das Orga-Tool. Und auch andere Passwörter könnten so im Tool hinterlegt werden, wobei noch zu klären ist, wie man das zumindest noch etwas absichern kann.
Um die alte Rundmail-Funktionalität abzulösen soll es auch die Möglichkeit geben, eine Mail an alle Mitglieder des Ressorts zu schicken. Das ließe sich auch kombinieren mit Ressort-News, also der Möglicheit Artikel zu verfassen um z.B. über aktuelle Aktivitäten im Ressort zu informieren. Dieser Punkt ist allerdings durch die Kommunikation in Slack etwas unwichtiger geworden. Lediglich für die Einladung zur Mitgliederversammlung wäre eine Rundmail-Funktionalität wünschenswert.
Zudem soll das Orga-Tool auch ein Archiv der Kommunikation sein, da wir die kostenlose Variante von Slack nutzen und somit nur die letzten 10.000 Nachrichten in Slack einsehen können.
[Update 1]
Ich hab bisher die Vision nie so detailliert aufgeschrieben, sondern immer eher in meinem Kopf mit mir rumgetragen. Daher ist das sicherlich weder
vollständig noch abschließend. Und hier nun die erste Ergänzung:
Es soll auch eine Kommentarfunktion geben, sodass man z.B. ein Event kommentieren kann. Einen Überblick über alle Aktivitäten auf der Plattform
gibt ein Activity-Feed, der alle Kommentare und ähnliches auflistet. Zusätzlich ist denkbar, auch pro Nutzer eine Sammlung von Aktivitäten zu
seinen Inhalten anzubieten (so ‘ne Art Abonnieren-Funktion) für eigene Beiträge, wie man es von facebook kennt.
[/Update 1]
Eine eher im Spaß entstandende Idee ist die des Bullshit-Bingo. Hierbei sollten von den Nutzern Begriffe in eine Sammlung ergänzt werden, aus denen dann ein individuelles Bingofeld für jeden Nutzer generiert wird, was dieser dann interaktiv während des Treffens am Handy ausfüllen kann.
An Ideen mangelt es wahrlich nicht, leider aber an Zeit. Daher ist bisher erst ein sehr kleiner Teil dieser ziemlich umfangreichen Vision umgesetzt. Aber die Hoffnung stirbt zuletzt :)